Este logro es resultado del trabajo articulado entre las áreas de TIC, académica y jurídica de la Universidad y de las facultades y se inscribe en un proceso más amplio iniciado con la adopción del Sistema Único Documental (Sudocu) como plataforma de tramitación electrónica y repositorio documental digital.
Como primera etapa de este proceso, la Universidad abordó la implementación del circuito de egreso que permite la emisión de los diplomas y certificados analíticos finales digitales, brindando seguridad tanto a los agentes intervinientes como a las personas graduadas.
El desarrollo de este circuito requirió una ardua labor de análisis del circuito administrativo, de relevamiento de las áreas y actores intervinientes, de creación de tipos de documentos y generación de certificados de firma digital (La UNER es Autoridad de Registro de Firma Digital Remota y Firma Digital por Hardware). Paralelamente, se trabajó en la construcción de los entornos tecnológicos necesarios.
Al respecto, Clara Díaz, Directora General de TIC sostuvo que “la Universidad gestionó la compra de tecnología adecuada para la implementación del entorno. Estratégicamente, [la Universidad] organizó dentro de la institución la generación de certificados de firma digital para todo el personal. También fue necesaria la planificación de capacitaciones para los usuarios”.
Dada la complejidad del proceso, se decidió comenzar a desplegarlo a través de un trabajo colaborativo con la Facultad de Ciencias de la Salud (FCS), la que tuvo una activa y productiva participación. “La articulación entre las áreas de Rectorado y la Facultad de Ciencias de la Salud fue muy buena”, afirmó Valeria Belmonte, Secretaria Académica de la FCS.
“Hubo muy buena predisposición de las autoridades que estaban pendientes para colaborar en todos los procesos con el fin de que se pueda alcanzar el sistema deseado y mejorar la entrega y confección de los Diplomas de los graduados de la Universidad. Es un gran paso para la UNER y un gran beneficio para los graduados. Agradecemos al Rector la confianza depositada en la Facultad de Ciencias de la Salud para iniciar este nuevo proceso”, finalizó.
“Próximamente las demás unidades académicas podrán realizar el mismo proceso previa capacitación con materiales que estarán disponibles en el Campus Virtual de la Universidad, con la asistencia de la Dirección de TIC y de la propia FCS”, agregó Clara Díaz.
El papel de la digitalización
La modalidad tradicional de emisión de títulos requería la realización de trámites presenciales, la conformación de expedientes en papel y numerosas intervenciones a nivel de las facultades y la Universidad hasta llegar a la emisión del diploma y el certificado analítico final, que insumían mucho tiempo.
El trabajo realizado permitió que hoy exista un circuito de egreso donde todas las intervenciones, desde la solicitud del diploma hasta la legalización por parte del Ministerio se realizan en forma digital, reduciendo los tiempos y permitiendo descargar el título y analítico final digital desde el SIU-Guaraní.
La nueva modalidad digital de solicitud y emisión del diploma y analítico final permite reducir sensiblemente los tiempos y ofrece múltiples beneficios, tanto para la institución como para sus graduados y graduadas, explicó la Directora General Académica, Ana Laura García Presas.
El formato digital de estos documentos, tienen idéntica validez legal que el tramitado en papel y suma la ventaja de la portabilidad de su formato. De cualquier manera, los/as egresados/as podrán solicitar la emisión de ambos documentos en formato papel, tal como se hacía hasta ahora, lo cual si bien tiene otros costos y otros tiempos, permitiría obtener un documento de curso legal por otro medio.
Por último, es importante resaltar que la implementación del Diploma Digital implicó coordinar el trabajo con los equipos del SIU y de la DNGU (Dirección Nacional de Gestión Universitaria). El equipo del SIU “estuvo a disposición en forma permanente para asistirnos en este proceso. Somos la primera Universidad que implementa el circuito virtualizado en su totalidad, utilizando herramientas del Ecosistema SIU”.
Esta implementación requirió la articulación de SIU-Guaraní, Araí Documentos, Araí-Usuarios, SIU-Huarpe (la ventanilla única de acceso) y SUDOCU (Sistema Único Documental). “Además se desarrolló una API para articular SIU Guaraní con Mercado Pago para que los estudiantes puedan abonar también de forma virtual”, detalló.